Ar žinai, kaip atrodo administratorės darbo diena?

2016-04-20

Administratorės sąvoka yra plati ir dažnai skirtingai interpretuojama, todėl ne kiekvienas, perskaitęs darbo pasiūlymą, lengvai įsivaizduoja, kaip atrodo darbas šioje pozicijoje. Pasidalinti savo asmenine patirtimi ir atsakyti į klausimus apie administratorės darbą sutiko šioje srityje jau pusantrus metus dirbanti Aušrinė, kuri detaliai atskleidžia kaip atrodo įprasta biuro administratorės darbo diena.

Aušrine, Jūs dirbate „Philip Morris“ administracijos priimamajame. Kaip tiksliai apibrėžtumėte savo pareigas?

Dirbu vienos didelės tarptautinės tabako įmonės padalinyje Vilniuje, vienijančiame Baltijos šalių rinkas. Man sunku tiksliai apibrėžti savo pareigas. Nors dauguma sakytų, kad pagrindiniai administratorės darbai apima klientų pasitikimą, siunčiamos korespondencijos tvarkymą ir išsiuntimą, gaunamos korespondencijos priėmimą, registravimą ir paskirstymą, ofiso priežiūrą ir t.t., vis dėlto, mano nuomone, be viso to administratorei itin svarbu yra atsakyti į kolegų klausimus, padėti jiems, pagelbėti visokiose nenumatytose situacijose.

Nuo ko prasideda Jūsų darbo diena? Kaip atrodo aplinka, kurioje dirbate?

Dirbu labai gražiame ofise Vilniaus centre. Darbo dieną pradedu apeidama visą ofisą, patikrindama, ar viskas veikia ir ar nieko netrūksta. Atnešu spaudą, laiškus, peržvelgiu kalendorių (kokie susitikimai ar susirinkimai laukia), apgalvoju ką turiu šiandien nuveikti ir kimbu į darbus. Žinoma, kartais iš numatytų darbų nudirbu tik kelis, nes atsiranda kalnas kitų, svarbesnių ir neatidėliotinų.

Ar į darbą einate su šypsena?

Kartais einu ir be jos, bet darbe stengiuosi visada šypsotis. Toks yra šis darbas – tiek klientams, tiek kolegoms turi atrodyti gerai nusiteikusi.

Kas labiausiai patinka šiame darbe?

Man patinka būti tuo asmeniu, kuris gali pagelbėti, o šiame darbe turiu progą tai daryti. Dauguma, iškilus klausimams, pirmiausia kreipiasi į administratorę, tad retkarčiais jaučiuosi kaip „geroji fėja“.

Kas darbe vargina? Su kokiomis stresinėmis situacijomis susiduriate?

Streso šiame darbe yra nemažai, tačiau čia nedirbęs – nesuprasi. Būna, kad vienu metu užgriūva krūva staigių problemų ir jas visas reikia išspręsti. Stresą kelia situacijos naujumas – nežinojimas kaip elgtis.

Gal galite patarti, kokiais būdais suvaldote stresą?

Aplinkiniai neturėtų matyti administratorės perbalusios iš streso – jei atrodysite rami, kiti taip pat nusiramins ir papildomo streso nekels. Svarbiausia nepanikuoti ir kaskart išanalizuoti jau praėjusią stresinę situaciją apgalvojant, ką daryti kitą kartą, kad tokių situacijų būtų galima išvengti.

Kokios asmeninės savybės padeda dirbti šį darbą?

Paslaugumas, lankstumas ir gebėjimas susidėlioti prioritetus. Manau, kad viską galima išmokti, reikia tik noro.

Ar stengiatės tobulėti darbe? Jei taip, kokiais būdais tai darote?

Visuose darbuose reikia stengtis tobulėti. Čia tai darau prašydama ir gaudama naujų ir atsakingesnių užduočių arba stengdamasi tas pačias užduotis atlikti efektyviau išnaudojant laiką.

Kaip užsibaigia Jūsų darbo diena?

Jei kitą dieną dirbs kolegė – parašau jai laišką su naujienomis, svarbiais dalykais ir darbais. Jei aš – apgalvoju, ką reikės padaryti kitą dieną.

Ką patartumėte žmonėms, kurie norėtų dirbti šį darbą?

Ieškokit galimybių ir pirmyn! Jei yra noras, vienintelis patarimas gali būti eiti ta linkme. Net jei tas noras apipintas dvejonėmis, manau, niekada nieko nepasieksi sėdėdamas ir dvejodamas, visada reikia bandyti.

Svarbu paminėti, kad biuro administratorės darbas skiriasi nuo administratorės darbo viešbutyje ar kavinėje, tačiau pagrindinis darbo pobūdis išlieka toks pat – malonus bendravimas su žmonėmis, pagalba kitiems, darbo aplinkos priežiūra.